05
maio

Reunião: menos é mais

A cada dia que passa temos a impressão que cresce o número de atividades e tarefas diárias, assim como, a necessidade de nos conectarmos e nos mantermos conectadas a outras pessoas, empresas e situações.

(Reuniões, menos é mais/Freepik)

O tempo, visto de uma forma mais sombria, parece ter diminuído ou foi apenas o número de atividades que aumentou? Algumas leitoras podem se lembrar do slogan de um banco que existiu há alguns anos: ‘o seu banco em 30 horas’, com referência a 6 horas na agência e mais 24 horas fora dela, diretamente no caixa eletrônico. Você, em algum momento já pode ter dito ou ouvido a expressão: ‘Nossa, como o tempo passou rápido?’  Um dia pode ser composto de tantas tarefas a serem executadas e reuniões para participarmos que, quando não são feitas de forma objetiva, costumam levar tempo e dinheiro, além de se tornarem desgastantes e não trazerem resultado algum.

Ele, o tempo, é um bem precioso, não só para o lado profissional, mas de uma forma geral. Para estar ao lado de quem gostamos e fazer o que queremos. Atualmente, vemos pessoas que não se importam com o tempo do outro. Marcam e agendam encontros, conversas e reuniões e quando não podem participar, não manifestam a preocupação em avisar a outra parte. Ter e manter o comprometimento com o outro é importante, não só para que a sua imagem não fique prejudicada como sua reputação não seja mal vista.

O que podemos fazer para que nossas reuniões tenham resultados com menos tempo?

Primeiro é necessário estabelecer o que é prioridade em seu dia. Fizemos uma pesquisa no Google e ele nos mostra o significado da palavra como: o primeiro em tempo, ordem e até dignidade. Se para você e sua empresa a produtividade maior for pela manhã, reserve os encontros para o período da tarde e vamos a algumas dicas:

Agende encontros de 30 minutos. Com o tempo, você vai perceber que 30 minutos aumentarão a sua produtividade  do que reuniões de 3 horas quando você passa a desenvolver novos comportamentos;

Otimize a agenda em relação a dia, horário e logística se o encontro for presencial. Havendo mais de uma reunião, marque em locais próximos para facilitar o deslocamento ou  em um almoço ou um café; 

Use e abuse de recursos áudio-visuais como o whatsapp, skype e outros;

Tenha comprometimento com a pontualidade ao iniciar e finalizar uma reunião;

Defina uma pauta;

Seja prática;

Tenha uma postura ligada ao planejamento de ações e estratégia. Adapte-se ao fazer, realizar e entregar;

Em uma reunião com muitas pessoas presentes, fale somente o necessário, dentro da pauta estabelecida e apenas se for para propor soluções. Discussões infindáveis abafam a criatividade;

Utilize o e-mail, sempre que necessário e, desnecessário o encontro. Utilize-o também nos intervalos de alinhamento do assunto proposto;

Se necessário um novo encontro, já o deixe agendado estabelecendo um prazo hábil para a realização das tarefas e o comprometimento com a entrega;

Jamais desrespeite o seu tempo e o tempo do outro. Esteja comprometida e seja elegante. 

Com estas dicas, tenho certeza que você aumentará o seu foco e conseguirá organizar melhor o seu tempo, afinal de contas tempo e atenção são as maiores dificuldades para se ter hoje em dia.

Espero ter ajudado você. Um abraço e uma xícara de Café!

Patrícia de Almeida I Coach de empreendedoras e Fundadora do Café com empreendedorismo

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